Вместо запланированного часа просидели в душном кабинете три часа. Участники совещания бурно обсуждали всё, что только могли, однако в итоге ни к чему так и не пришли. Спорили до хрипоты, перебивали друг друга, перессорились. Все ушли раздраженные и в плохом настроении, ведь три часа прошли совершенно бесполезно. Это типичный пример неэффективного совещания, когда время потрачено нецелесообразно и без выгоды для компании. Что же такое эффективное деловое совещание? Как провести совещание? Несколько советов об этом своим читательницам бизнес-леди даст женский интернет-журнал Charla.
Любой руководитель должен ясно представлять для чего и как он будет проводить совещание, иначе оно будет изначально обречено на провал. Прежде всего, определитесь к какому типу относится ваше деловое совещание. Совещание может быть проблемным, когда коллектив собирается для обсуждения проблемы и методов ее решения, или разъяснительным, когда руководители объясняют сотрудникам положение дел и неизбежность предпринимаемых шагов. Бывают совещания-конференции, ориентированные на повышение квалификации сотрудников, и информационные совещания, на которых участники высказывают свою точку зрения о делах предприятия, подводят итоги, обобщают сведения о существующих проблемах.
Как провести совещание так, чтобы оно прошло максимально конструктивно и эффективно? Определитесь с целью: для чего вы созываете сотрудников, что вам нужно обсудить с ними? Кажется, что в этом нет ничего сложного, однако именно от четко сформулированной цели будет зависеть успех. Вы должны предварительно набросать план совещания, чтобы во время дискуссии обсудить самые важные вопросы, а не уйти в сторону от основной темы.
План совещаний должен также содержать круг лиц, которые необходимы для обсуждения вопроса. Если на совещании должно быть принято какие-то важное решение, то пригласите сотрудников, занимающих самые высокие должности и имеющие соответствующие полномочия для принятия решения. Если вам нужно обсудить спорный вопрос, то пригласите также сотрудников среднего звена, которые владеют информацией из своего отдела: так вы сможете составить полную и объемную картину происходящего.
Составляя план совещания, постарайтесь пригласить только тех людей, которые действительно необходимы: если на совещании будут присутствовать люди, которые не примут участия в обсуждении, то такое совещание станет для них формальной отсидкой. Также учтите, что управлять многочисленным коллективом очень сложно, а потому такое обсуждение грозит перейти в шумную дискуссию на отвлеченные темы.
Постарайтесь участникам, которые станут принимать самое активное участие в обсуждение вопроса, заранее прислать приглашение на совещание, где будут указаны цель, тема и ориентировочный план дискуссии. Так сотрудник сможет заранее подготовиться к мероприятию. Чтобы ваше деловое совещание прошло с максимальной эффективностью, выберите подходящее помещение: светлое, хорошо проветриваемое, с обстановкой, которая не будет отвлекать внимание участников дискуссии.
Если вы руководитель, то старайтесь никогда не опаздывать на совещание, иначе никто не придет вовремя. На каждом совещании должен быть секретарь, следящий за временем: если вы установите несколько контрольных точек, то это поможет вам не отвлекаться на обсуждение сторонних вещей. Планируйте закончить совещание хотя бы на пять минут раньше: это может показаться странным, но так вы больше успеете.
Начиная совещание, ясно и четко объясните присутствующим для чего они собрались, какие проблемы будут обсуждаться и какова основная цель совещания. Вступительное слово должно быть кратким (не более 10 минут), но емким: постарайтесь сразу поставить ряд вопросов, которые вы будете обсуждать. На деловом совещании очень помогает доска, которая расположена на самом видном месте: там вы и сотрудники можете маркером написать план совещания и отметить самые важные вопросы, которые будете обсуждать.
Как провести совещание так, чтобы оно проходило в дружественной обстановке? Старайтесь сохранять дружеский и спокойный тон, говорите негромко, медленно. Так дискуссия будет развиваться постепенно и не перейдет в неформальную бурную беседу. Выслушайте точки зрения всех приглашенных сотрудников, даже если они не совпадают с вашей. Если вы не согласны с мнением сотрудника, избегайте обидных фраз «вы совершенно не правы», «это бесполезная идея», чтобы не задеть оппонента и не отбить у него желание продолжить дискуссию. Убеждайте людей мягко, без желания их задеть или выставить дураками, не переходя на личности. Совершенно не лишним будет, если вы похвалите сотрудников и обратите внимание на их хорошую работу.
Завершая совещание, подведите итог: какие вопросы были рассмотрены, какие задачи решены, какие намечены планы. Обязательно отметьте тех людей, которые активно участвовали в дискуссии и внесли свой вклад в результат.
Эффективное деловое совещание — это гарантия вашего успеха. Соблюдая ряд несложных правил, о которых вам рассказал журнал Charla, вы добьетесь максимального успеха!
Алиса Терентьева