А ведь раньше гораздо легче было составить план рабочего дня. Не такой сумасшедший темп работы, отсутствие Интернета с его форумами и соцсетями, четкое распределение обязанностей между сотрудниками, - все это способствовало размеренному и планомерному выполнению своих рабочих обязанностей. Но и сегодня, когда обязанности одного сотрудника плавно перетекают в обязанности другого, темп работы буквально сбивает с ног, а под рукой все удивительные возможности Интернета, план рабочего дня составить вполне реально. И журнал Charla рассказывает, как распланировать рабочий день, чтобы угодить и руководству, и себе.
Кстати, себе угодить иногда намного сложнее. Например, в ситуации, когда отказываешься от офисных будней и уходишь в «свободное плавание». Никаких ежедневных отчетов и никакой ежемесячной зарплаты. И деньги, и время, - все полностью в твоих руках. Планированием только лишь рабочего дня здесь не отделаешься. Нужно брать под жесткий контроль еще и всю оставшуюся часть суток.
И все равно принципы планирования рабочего времени одинаковы как для офисных работников, так и для фрилансеров. И их можно разделить на психологические и практические. Значимость первых зачастую недооценивается, но они незаменимы для собственной мотивации и установления приоритетов.
Как правильно планировать рабочий день: принципы психологические
Если время применения практических принципов приходится в основном на период рабочего дня, то следовать психологическим принципам необходимо изо дня в день. А начинается планирование каждого отдельного рабочего дня с общей установки на достижение цели. Разумеется, для этого должна быть поставлена цель, и чем конкретнее она будет сформулирована, тем лучше.
Впрочем, цель может быть и глобальной, но в таком случае вам придется разделить ее на четкие этапы, для преодоления которых вы и будете учиться тому, как правильно планировать рабочий день.
Время, предназначенное для того, чтобы напомнить себе о цели – самое начало рабочего дня. Но эффективным будет не просто напоминание, а мысленный ответ на вопрос «что я сделаю сегодня для того, чтобы приблизиться к достижению цели?».
Благодаря такому нехитрому приему вы обеспечите себе хороший настрой на весь рабочий день, и будете четко знать, для чего работаете. А это лучшая мотивация.
Как правильно планировать рабочий день: принципы практические
Где бы вы ни работали, дома или в офисе, старайтесь начинать рабочий день в одно и то же время. Аналогично регламентируйте и обеденный перерыв, если этого не делает ваше руководство. Таким образом вы избавите себя от необходимости совершать определенное усилие, чтобы отойти от телевизора или перестать вести светские беседы на работе.
Кстати, именно беседы за чашкой кофе в офисе с утра – главный враг самодисциплины. Хотите общения? Позвольте себе обсудить обновки, погоду, мужчин и рабочие моменты во время обеденного перерыва или уделите для этого немного времени ближе вечеру. Только не с самого утра!
Хотя, возможно, именно для вас лучшим отдыхом от работы будут совсем не разговоры с коллегами. Считается, что лучшим отдыхом является смена деятельности, поэтому старайтесь выбирать такой вид отдыха, который будет абсолютно противоположен характеру выполняемой работы.
Например, если работа предполагает постоянное общение с людьми, отдыхайте хотя бы некоторое время в тишине и одиночестве. А если рабочие обязанности тесно связаны с бумажной волокитой, действительно лучше побеседовать с коллегами во время перерыва.
Начните работу не с погружения в омут сразу всех запланированных дел, а с просмотра плана, который необходимо составить еще вечером предыдущего дня. Но при этом помните, что четкому планированию вплоть до минут подлежит не больше 60 % рабочего времени. Более детальное планирование – очень жесткие рамки, и загонять себя в них не стоит. Особенно это касается людей творческих профессий.
Как распланировать рабочий день, чтобы выполнить все из намеченных задач? Психологи советуют начинать рабочий день с самых сложных задач. Их успешное выполнение одновременно и снимет груз с плеч, и добавит уверенности в своих силах.
Контролировать себя помогают записи собственных действий, осуществляемые в течение определенного времени (например, недели). Просто ежедневно записывайте вплоть до минут, чем занимаетесь в данный момент. Этот способ так же эффективен, как, например, дневник расходов. Вы сразу вычислите главных «пожирателей времени», и сможете их устранить.
Как правильно планировать рабочий день, если ваши рабочие обязанности самого разнообразного характера? Составляйте блоки из похожих дел. Так вы всего один раз подготовитесь к их выполнению, а не будете тратить время на подготовку каждый раз. Но при этом блоки не должны занимать слишком много времени, чтобы однообразная работа не успела вам наскучить.
Хорошо думайте, прежде чем ради интереса посетить какое-нибудь необязательное для вас совещание или принять участие в обсуждении вопроса, не находящегося в вашей компетенции. Будьте уверены в том, что руководство оценит вашу инициативность. Но, скорее всего, не повышением зарплаты, а внесением в список ваших обязанностей нового пункта. Вот и решайте, хочется ли вам, находясь на посту менеджера по продажам, каждый раз участвовать в обсуждении дизайна продукции. Один раз это обсуждение может действительно доставить удовольствие, а вот еженедельная повинность такого рода вряд ли вызовет восторг.
И не забудьте внести в план рабочего дня время подведения итогов. Его нужно посвятить краткому анализу того, что вы успели сделать за день, а что из запланированного не удалось воплотить. На основании анализа сформируйте план на следующий день. Чем эффективнее вы будете планировать рабочий день, тем меньше пунктов из сегодняшнего плана будет кочевать в план завтрашний.
Инна Дмитриева
Комментарии: